“Ich habe keine Zeit” – Was steckt wirklich dahinter?

Wie oft sagst du, dass du keine Zeit hast?

 

Heutzutage beschwert sich gefühlt jeder darüber, keine Zeit zu haben. 

Keine Zeit für Sport. Keine Zeit für Weiterbildungen. Keine Zeit für zusätzliche To-Do’s. Keine Zeit für einen Spaziergang. Keine Zeit für einen Podcast. Keine Zeit, keine Zeit, keine Zeit…

Wenn du mich fragst, handelt es sich dabei um eine faule Ausrede.

In diesem Blogartikel verrate ich dir, warum. Ausserdem erfährst du, was das grösste Problem der Personen ist, die behaupten, keine Zeit zu haben und welche verschiedenen Lösungen es gibt, um Verantwortung zu übernehmen und die eigene Zeit besser zu managen.

In Wahrheit ist (fast) alles eine Frage der Organisation.

Vor einigen Wochen habe ich mit jemanden zusammengearbeitet, der von vorne bis hinten überfordert war. Die Person hatte vollkommen den Überblick verloren. Sie stand vor einem Berg von Aufgaben und wusste einfach nicht mehr, welchen Schritt sie als Nächstes machen sollte.

Wie die Person damit umgegangen ist?

Sie hat sich pausenlos eingeredet, dass alles zu viel ist. Dass es vollkommen unmöglich ist, alle Aufgaben innerhalb der Frist zu erledigen. 

Natürlich war da etwas Wahres dran. Der Aufgabenberg war tatsächlich alles andere als klein. Doch anstatt sich hinzusetzen, die To-Do’s zu ordnen, zu priorisieren und vielleicht sogar zu delegieren, hat sie weiter mit der Situation gehadert. Und ist dadurch natürlich keinen Schritt vorangekommen…

Du musst nicht immer alles alleine machen!

Wenn deine Mitarbeiter*innen dich um Hilfe bitten, ist es vermutlich ganz selbstverständlich, dass du sie unterstützt. 

Doch wie sieht es andersherum aus? Holst du dein Team mit ins Boot, wenn bei dir alles drunter und drüber geht? Oder versuchst du auf Biegen und Brechen, alle Aufgaben alleine zu erledigen?

Die meisten wollen sich nur profilieren…

Manchmal habe ich das Gefühl, dass es den Betroffenen am Ende nur darum geht, zu zeigen, wieviel sie zu tun haben. Nach dem Motto: “Ich bin wichtig. Ich habe viel tu tun und keine Zeit für dieses und jenes.“ 

Sicherlich trifft das nicht auf alle zu – aber vermutlich auf den Grossteil.

Dabei könnten sie sich genauso gut profilieren, indem sie erklären, wie sie all die viele Arbeit unter einen Hut bekommen. Wie sie sich selbst organisieren und wie sie damit umgehen, wenn die Hütte brennt…

Andere wären froh, so viel arbeiten zu können…

Wenn du gerade tatsächlich viel um die Ohren hast (und deine To-Do’s bereits so gut es geht organisierst und priorisierst), möchte ich dich zu einem kleinen Perspektivwechsel einladen.

Denn während du deinen Aufgaben nachgehst, gibt es mehr als genug Menschen, die in Unternehmen arbeiten, in denen gerade nicht viel zu tun ist. Menschen, die um ihren Job bangen – oder ihn vielleicht schon verloren haben. Menschen, die unfassbar froh wären, viel Arbeit auf dem Tisch liegen zu haben. 

Was ich damit sagen möchte: Auch wenn deine Situation gerade noch so stressig ist – versuche, das wertzuschätzen, was du hast.

Lass dich von anderen nicht unter Druck setzen!

Wir leben in einer Gesellschaft, in der jeder sofort eine Antwort auf seine SMS, Chat-Nachricht oder E-Mail erwartet.

Du musst dich diesem Druck jedoch keinesfalls beugen. Denn das ständige Antworten führt am Ende nur dazu, dass du unproduktiv wirst.

Wenn ich in einem Meeting bin, bin ich in einem Meeting.

Wenn ich ein Telefonat führe, führe ich ein Telefonat.

Dann darf keiner von mir erwarten, dass ich sofort reagiere. Ganz einfach. Denn der Fokus sollte immer auf der Person bzw. dem aktuellen Thema liegen – und nicht auf allen anderen.

Insbesondere E-Mails sind gewaltige Zeitfresser…

Gerade bei E-Mails glauben viele, dass sie umgehend reagieren müssen. Sie checken stündlich (und teilweise sogar noch häufiger) ihr Postfach, damit bloss niemand zu lange auf eine Antwort wartet.

Hast du dir schon einmal ausgerechnet, wieviel Zeit dafür draufgeht?

Selbst eine kurze E-Mail kostet dich im Schnitt 10-15 Minuten. Denn oft musst du dich erst in ein Thema hineindenken und überlegen, was du überhaupt antworten möchtest, bevor du die eigentliche Nachricht verfasst.

Um das zu umgehen, empfehle ich dir, feste Zeiten für die Beantwortung deiner E-Mails einzuplanen. Zum Beispiel jeden Morgen und Abend (oder am besten nur einmal am Tag).

Wenn andere deine Hilfe brauchen…

…musst du nicht sofort springen.

Natürlich ist es wichtig, sich gegenseitig zu unterstützen und dort auszuhelfen, wo gerade Not am Mann ist. Doch nicht um jeden Preis! Denn nur weil dieses To-Do für deine Kollegin gerade an erster Stelle steht, heisst es noch lange nicht, dass das auch für dich gilt.

Das Stichwort lautet hier: Klare Kommunikation.

Überlege dir, wann du diese Zusatzaufgabe (realistisch) einschieben kannst und kommuniziere das deinem Gegenüber ganz klar. Nirgendwo steht geschrieben, dass du solche Gefälligkeiten sofort erledigen musst. Wenn es sich gerade zeitlich nicht anders einrichten lässt, kannst du dieses To-Do ruhig erst in zwei oder drei Tagen erledigen.

Unpünktlichkeit ist nicht cool!

Gerade in Zeiten von digitalen Meetings scheinen einige mit dem Thema Pünktlichkeit zu kämpfen. Denn die Termine von vielen sind sehr eng getaktet. Sobald ein Meeting später startet, als geplant, kann sich das auf die anderen Termine auswirken.

Und das alles nur, weil du nicht organisiert genug warst. Durch deine Verspätung müssen sich die anderen Teilnehmer*innen nun umstrukturieren. Das ist alles andere als fair…

Wenn bei mir Meetings anstehen, von denen ich weiss, dass dafür tendenziell mehr Zeit benötigt wird, blocke ich mir nach dem Meeting einfach ein Stück zusätzliche Zeit. So riskiere ich nicht, zu spät zum nächsten Meeting zu kommen und andere warten zu lassen.

 

Falls du dich beim Lesen ertappt gefühlt hast…

…nimm dir an dieser Stelle gerne ein paar Minuten Zeit, um zu reflektieren, bei welchen Punkten du dich besonders wiedererkannt hast und stell dir gerne folgende Fragen:

  • In welchen konkreten Situationen sagst du, dass du “keine Zeit” hast?
  • Welcher Grund steckt in Wahrheit dahinter?
  • Was kannst du an deinem Tagesablauf ändern?

Fazit

In diesem Blogartikel hast du erfahren, dass

  • der Satz “Ich habe keine Zeit” in Wahrheit eine faule Ausrede ist
  • du als Führungskraft nicht immer alles alleine machen musst und du dir in stressigen Phasen gezielt Unterstützung holen solltest
  • die meisten Menschen, die behaupten, keine Zeit zu haben, sich nur profilieren wollen
  • du nicht sofort auf jede SMS, Chat-Nachricht oder E-Mail antworten musst – auch wenn in unserer Gesellschaft oft ein anderes Bild vermittelt wird 
  • du andere aus deinem Team unterstützen und ihnen Aufgaben abnehmen kannst – aber nicht um jeden Preis

Hast du Tipps und Tricks, wie du deine Zeit am besten organisierst? Dann schreib mir gerne eine Mail an mail@crelution.ch. Ich freu mich darauf, zu lesen, wie du mit dem Thema “Zeitmangel” umgehst.

Deine Sonja

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