Wie du lästige Zeitfresser im Arbeitsalltag loswirst

Wie gehst du mit Zeitfressern im Arbeitsalltag um?

Hier eine E-Mail, dort ein schnelles Telefonat. Ein kurzer Blick aufs Handy, ein kleiner Schwatz mit der Kollegin. Und schon ist plötzlich wieder eine Arbeitsstunde vergangen…

Kommt dir das bekannt vor?

Gerade im Arbeitsalltag lauern zahlreiche Zeitfresser auf uns, die wir gar nicht bewusst als solche wahrnehmen. Ohne dass wir es merken verstreichen so oft kostbare Minuten und manchmal sogar Stunden, die uns dann später fehlen, um die wirklich wichtigen Aufgaben anzugehen.

In diesem Blogartikel erfährst du, wie du lästige Zeitfresser in deinem Arbeitsalltag erkennst. Ausserdem zeige ich dir eine Methode, mit der du dich von diesen Zeitfressern befreien kannst, um in Zukunft schlauer zu arbeiten, statt härter.

Wo verschwendest du deine Zeit?

Zuallererst solltest du dir klarmachen, welche Aufgaben dir aktuell deine wertvolle Zeit rauben. Das gelingt am besten, indem du dir die folgende Frage stellst:

Welchen regelmässigen Tätigkeiten gehst du tagsüber nach, die dich von deinen wirklich wichtigen Aufgaben abhalten? Beziehe dabei jede noch so kleine und scheinbar unbedeutende Tätigkeit mit ein.

Wie häufig checkst du zum Beispiel deine E-Mails?
Wie oft greifst du zum Handy, um jemanden an- oder zurückzurufen?
Wie viele Male unterbrichst du deine Arbeit, um “mal eben schnell” eine Rechnung zu begleichen oder ein Angebot zu erstellen?

Ein kleines Beispiel: Angenommen, du bearbeitest 5 Mal in der Woche deine E-Mails und brauchst dafür jeweils 30 Minuten. Wenn du nun stattdessen alle E-Mails an einem Tag abarbeiten würdest, bräuchtest du dafür höchstwahrscheinlich nicht mehr als 60 Minuten (anstatt wie bisher 150 Minuten pro Woche). Denn du musst dich in diesem Fall nur einmal in das E-Mail-Programm einloggen und in das Thema einarbeiten.

Das Geheimnis liegt darin…

…all die zeitraubenden Aufgaben zu bündeln.

Für alle Aufgaben, ob sie nun riesig oder winzig sind, gibt es eine Einrichtungszeit, die sich nicht vermeiden lässt. Jede Tätigkeit – ganz egal, wie klein und routinemässig sie auch ist – braucht einen gewissen Zeitaufwand, um sich hineinzudenken. Und zwar jedes einzelne Mal.

Das heisst im Umkehrschluss: Je mehr zeitfressende Aufgaben du bündelst, desto mehr Zeit kannst du sparen. Diese Regel gilt für alle wiederkehrenden Aufgaben – und genau das ist der Grund, weshalb du dich von deiner alten Vorgehensweise verabschieden solltest.

Zeit ist Geld.

Ein ziemlich abgedroschener Spruch, ich weiss. Doch im Kern geht es genau darum.

Wie viel Arbeitszeit könntest du zu welchem Stundenlohn einsparen, wenn du ähnliche Aufgaben sammelst und sie nur noch zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. einmal wöchentlich oder einmal am Tag) erledigst?

Nehmen wir an, eine Arbeitsstunde kostet 20 Franken. Wenn du durch das Bündeln der zeitfressenden Aufgaben 10 Arbeitsstunden pro Woche einsparen würdest, wären das 200 Franken pro Woche = 400 Franken in 2 Wochen = 800 Franken pro Monat. Eine ziemlich beachtliche Summe, oder?!

Bei den meisten Menschen meldet sich an dieser Stelle die Angst.

Die Angst, eine wichtige E-Mail zu verpassen. Die Angst, einen Interessenten zu verlieren, weil dieser erst Tage später zurückgerufen wird. Die Angst, eine Kundin vor den Kopf zu stossen, weil ihr dringendes Anliegen nicht sofort bearbeitet wurde.

Doch sind wir mal ehrlich: Echte Notfälle kommen sehr selten vor! Und sollte tatsächlich einmal etwas wirklich wirklich Wichtiges untergehen, lässt sich die Sache in den meisten Fällen ohne grosse Einbussen wiedergutmachen.

Je länger du die Aufgaben sammelst, desto grösser der Effekt!

Um das Beste aus dieser Methode herauszuholen, gilt es im nächsten Schritt, noch mehr in die Tiefe zu gehen und die folgenden zwei Fragen für dich zu beantworten:.

Wie lange kannst du bestimmte Aufgaben maximal aufschieben, bevor sie unbedingt erledigt werden müssen?
Welche Kosten könnten durch eventuell auftretende Probleme – wie zum Beispiel eine verärgerte Kundin oder eine verpasste Chance auf eine Zusammenarbeit – verursacht werden?

Solange du durch einen geringeren Arbeitseinsatz mehr Geld sparen kannst, als du für mögliche Schwierigkeiten bezahlst, kannst du die Abstände, in denen du dich den Zeitfressern widmest, noch weiter vergrössern.

Wenn du beispielsweise einmal pro Woche deine E-Mails bearbeitest und dadurch im Durchschnitt zwei Verkaufsabschlüsse pro Woche verlierst (die einen Verlust von 80 Franken bedeuten), du dafür jedoch 10 Stunden deiner Arbeitszeit einsparst, kannst du diesen Rhythmus guten Gewissens beibehalten. Denn 200 Franken (10 Arbeitsstunden) minus 80 Franken (der entgangene Gewinn) bedeuten immer noch einen Nettogewinn von 120 Franken.

Es geht um viel mehr als nur die eingesparte Arbeitszeit.

Von den 10 eingesparten Stunden kannst du auf ganz unterschiedliche Weise profitieren – je nachdem, worauf du deinen Fokus legen möchtest.

Natürlich könntest du die neu gewonnene Zeit nutzen, um dich in diesen 10 Stunden den wirklich wichtigen Aufgaben zu widmen, die bisher untergegangen sind. Genauso gut kannst du die Zeit aber auch nutzen, um eine Reise zu unternehmen, die du dir schon länger vorgenommen hast oder einer neuen Sportroutine nachzugehen. Dinge, die weit über den einfachen Stundenlohn hinausgehen, den du einsparst.

Arbeite schlauer, statt härter!

Wer sagt dir eigentlich, dass du deine E-Mails täglich (und am besten sofort) checken und beantworten musst? Wer sagt dir, dass du telefonisch immer erreichbar sein sollst?

Das Geheimnis liegt darin, schlauer zu arbeiten, statt härter. Dir deine Arbeitszeit bewusst einzuteilen. Liebevoll Grenzen zu ziehen und diese klar zu kommunizieren.

Fazit

In diesem Blogartikel hast du erfahren, dass…

im Arbeitsalltag zahlreiche Zeitfresser lauern, die oft gar nicht bewusst als solche wahrgenommen werden
jede Tätigkeit – ganz egal, wie klein sie ist – einen gewissen Zeitaufwand braucht, um sich hineinzudenken
das Geheimnis darin liegt, all die zeitraubenden Aufgaben zu sammeln und zu einem bestimmten Zeitpunkt x zu erledigen
sich umso mehr Zeit sparen lässt, je mehr zeitfressende Aufgaben gebündelt werden
es bei diesem Konzept um viel mehr geht als nur die eingesparte Arbeitszeit

Ich wünsche dir ganz viel Spass beim Aufdecken und Bündeln deiner Zeitfresser.
“Toi toi toi” bei der Umsetzung – und geniesse die freie Zeit, die damit einhergeht!

Zeitsparende Grüsse

Deine Sonja

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