World-Café-Methode: So holst du das Beste aus Gruppendiskussionen heraus

Hast du schon einmal von der World-Café-Methode gehört?

Das World-Café ist eine beliebte Workshop-Methode, um den Austausch im Team zu fördern, das Miteinander zu stärken und gemeinsam neue Ideen zu kreieren.

In diesem Blogartikel erfährst du, wie das World-Café konkret funktioniert und für welche Themen sich diese Methode besonders gut eignet. Ausserdem verrate ich dir die häufigsten Fehler, die bei der Umsetzung passieren und wie du diese vermeiden kannst.

Diese Themen eignen sich besonders gut…

Das World-Café wird besonders gerne bei kontroversen Themen eingesetzt, um verschiedene Ansichten zu reflektieren und gemeinsam Lösungen zu finden.

Hier einige Themenbeispiele:

  • Erarbeitung einer neuen Marketingstrategie
  • Optimierung des Kundenservice
  • Verbesserung der Zusammenarbeit im Team
  • Entwicklung eines neuen Produktes
  • Umstellung von analogen zu digitalen Prozessen

Nicht geeignet ist die Methode dagegen bei Themen, für die sich bereits eine Lösung herauskristallisiert hat.

 

Wie lange dauert das World-Café?

Aufgrund der Intensität und des Umfangs der Themen solltest du für diese Methode zwischen 45 Minuten bis 3 Stunden einplanen (je nach Fragestellung & Gruppengrösse).

Die investierte Zeit wird sich jedoch doppelt und dreifach auszahlen. Denn das World-Café liefert eine unglaubliche Inspiration für alle Beteiligten und motiviert deine Mitarbeiter*innen, nach vorne zu schauen und kreative Ideen zu entwickeln. Ideen, auf die eine Einzelperson vermutlich niemals gekommen wäre…

Wer sollte an diesem Workshop teilnehmen?

Um wirklich alle Seiten und Meinungen zu berücksichtigen, ist es wichtig, jeden mit ins Boot zu holen, der mit dem Thema, das ihr besprechen möchtet, zu tun hat.

Wichtig: Ihre volle Wirkung kann die Methode erst entfalten, wenn mindestens 12 Personen teilnehmen. So könnt ihr kleine Gruppe bilden und diese im Laufe des Workshops durchmischen. Nach oben gibt es keine Limitierung der Teilnehmerzahl. Behalte jedoch im Hinterkopf, dass du umso mehr koordinieren musst, je mehr Personen mitmachen.

 

Das Geheimrezept: Zuhören, zuhören und nochmals zuhören.

Das World-Café soll eine möglichst lockere und entspannte Café-Atmosphäre bieten, in der ruhige und tiefgehende Gespräche zustande kommen können. Gespräche, in denen es vor allem ums Zuhören geht – und nicht darum, Recht zu haben oder zu debattieren.

Erinnere deine Teilnehmer*innen vor Beginn der Übung gerne noch einmal daran.

 

Lege ein übergeordnetes Thema fest

Es gibt nichts Schlimmeres, als in einem Meeting zu sitzen und nicht zu wissen, worum es sich eigentlich dreht. Erkläre daher direkt zu Beginn, was das Ziel des Workshops ist. Und zwar so, dass es jedem wirklich klar wird.

Was möchtest du heute erreichen? Für welches Problem soll eine Lösung erarbeitet werden? Wie lautet das Ziel, das du mithilfe deines Teams verwirklichen möchtest?

5 Punkte, die du vor dem Start berücksichtigen solltest

1. Runde Tische

Um für eine lockere Café-Atmosphäre zu sorgen, eignen sich für diese Methode runde Tische besonders gut. Falls du kurzfristig keine auftreiben kannst, dann setzt euch in einem Kreis zueinander (oder stellt euch auch gerne hin – je nachdem, wie lange der Workshop dauert).

2. Regeln festlegen

Bevor ihr in die Umsetzung startet, solltet ihr bestimmte Grundregeln festlegen. Dürfen die Handys eingeschaltet bleiben? Dürfen die Teilnehmer*innen nebenbei E-Mails beantworten?

Wichtig ist, dass diese Punkte in der Gruppe entschieden werden. Denn so können schon im Voraus unproduktive (und vor allem vermeidbare) Konflikte umgangen werden.

3. Gemischte Gruppen

Wenn unterschiedliche Abteilungen an dem Workshop teilnehmen, sollten diese unbedingt miteinander verschmischt werden. Das fördert die Zusammenarbeit und das gegenseitige Verständnis enorm.

Diejenigen, die sowieso schon viel zusammen machen (ganz egal, ob abteilungsübergreifend oder nicht) sollten bei dieser Methode also ganz bewusst nicht in derselben Gruppe sein.

4. Materialien

Um alle Ideen festzuhalten, könnt ihr ein Flipchart-Papier oder Papiertischtücher verwenden. Wichtig ist, dass darauf geschrieben und gezeichnet werden kann, sodass sich jeder auf diesem Blatt einbringen kann. Ausserdem solltest du dafür sorgen, dass ausreichend Stifte zur Verfügung stehen.

5. Pausen machen

Damit die Teilnehmer*innen im Push-Prozess bleiben und nicht zu viel Energie flöten geht, sind regelmässige kurze Pausen essentiell. Erstelle am besten direkt zu Beginn einen Zeitplan, sodass für alle klar ist, wann die Pausen anstehen.

Falls du zwischendurch merkst, dass die Konzentration fehlt, kannst du spontan reagieren und eine zusätzliche Unterbrechung einschieben.

Rege mit intelligenten Fragen das Denken an

Nachdem das Grundgerüst steht, geht es an den Inhalt.

Um die Kreativität der Teilnehmenden anzukurbeln, braucht es vor allem Eines: Die richtigen Fragen. Denn nur so kann dein Team in Fahrt kommen und sich optimal austauschen.

Als Moderator bist du dafür verantwortlich, passende Fragen vorzubereiten. Achte bei deiner Auswahl darauf, dass es sich um offene Fragen handelt, die zum Brainstormen anregen. 

Kurze und Knackige Runden

Damit das World-Café möglichst effizient abläuft, sollten die Teilnehmer*innen Gruppen von 4-5 Personen bilden.

Sobald sich alle zusammengefunden haben, startet die erste Runde. Hierbei erzählt jeder, was ihm zu dem Thema auf dem Herzen liegt. Bei 4-5 Personen pro Gruppe sollte das maximal 20 Minuten in Anspruch nehmen. Danach bespricht die Gruppe die erste Frage.

Anschliessend wechseln alle Gruppen die Tische und finden sich in neuen Konstellationen an einem anderen Tisch zusammen, um dort die nächste Frage zu diskutieren.

Wichtig ist, dass immer eine Person am Tisch sitzen bleibt, um den anderen kurz (in ca. 60 Sek) zu berichten, welche Erkenntnisse bisher gesammelt wurden. So kann die neue Gruppe von den bisherigen Ideen und Perspektiven profitieren und die besten Ideen weiterentwickeln.

In diesem Rhythmus geht es weiter, bis jeder Teilnehmende alle Fragen bearbeitet haben.

Zum Abschluss: Die wichtigsten Ideen festhalten & präsentieren

Sobald die letzte Runde abgeschlossen ist, werden die Teilnehmenden eingeladen, ihre Ideen auf dem Flipchart-Papier festzuhalten und sie einander vorzustellen – ohne sie zu bewerten.

Am Ende stehen dir dadurch zahlreiche Ideen und kleine Zusammenfassungen zur Verfügung. Diese kannst du im nächsten Schritt nutzen, um (alleine oder mit einem Teil deines Teams) das Thema zu bearbeiten und die Ideen umzusetzen.

 

Fazit

In diesem Blogartikel hast du erfahren, dass…

  • das World-Café eine beliebte Workshop-Methode ist, um den Austausch im Team zu fördern und gemeinsam neue, einzigartige Ideen zu kreieren
  • du für diese Methode (je nach Fragestellung & Gruppengrösse) zwischen 45 Minuten bis 3 Stunden einplanen solltest
  • das World-Café besonders effizient ist, wenn die Teilnehmer*innen in kleinen Gruppen von 4-5 Personen zusammenarbeiten
  • die richtigen Fragen essentiell sind, um die Kreativität der Teilnehmenden anzukurbeln und dafür zu sorgen, dass sie in Fahrt kommen
  • diese Methode für eine lockere und entspannte Café-Atmosphäre sorgen soll, in der ruhige und tiefgehende Gespräche entstehen können

Ich wünsche dir eine wunderbare World-Café-Erfahrung, viele einzigartige Ideen und einen angenehmen Austausch mit allen Teilnehmer*innen.

Inspirierende Grüsse

Deine Sonja

 

Wer ist Sonja Rogenmoser?

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Mein Name ist Sonja Rogenmoser. Ich verfüge über mehr als 16 Jahre Führungserfahrung in verschiedenen Branchen, Teams und in Zusammenarbeit mit verschiedensten Führungskräften. In meinem Blog biete ich Tipps, Anleitungen und Beispiele für alle Führungskräfte oder die, die es werden wollen was es heisst, intuitiv zu führen. Zudem begleite ich in meinen Mentorings Führungskräfte dabei, durch intuitive Führung voller Leichtigkeit und mit weniger Alltagsstress, gemeinsam mit ihren Teams die Unternehmensziele zu erreichen.

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